Die E-Rechnung ist da – wir zeigen, wie es gehen kann. Der EinkaufsMonitor ist das Add-on, um den Rechnungsprüfungsprozess mit KWP zu optimieren.
Was gilt seit 2025?
Seit dem 01.01.2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht mehr als elektronische Rechnung – maßgeblich ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 (ZUGFeRD / XRechnung).
Strukturiertes Format
Ausstellung, Übermittlung und Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
Automatische Verarbeitung
Das elektronische Format ermöglicht eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung.
Ihre Vorteile
Keine Abtipparbeit
Alle Zahlen und Informationen sind maschinenlesbar – manuelle Eingaben entfallen.
Weniger Fehler
Papierbelege und einfache PDFs sind fehleranfällig; selbst OCR stößt an Grenzen. Die XML-Daten sind eindeutig.
Mehr Zeit & Sicherheit
Schnellere Prüfung, Skontofristen werden eingehalten, und die Compliance wird einfacher.
Rechnungsprüfung: früher und heute
Früher
- Rechnungen kommen per Post oder E-Mail – zentral oder verstreut
- Sammeln, Eingangsstempel, Vorkontierung in der Buchhaltung
- Mappen für die freigabeberechtigten Mitarbeiter zusammenstellen und verteilen
- Warten, bis alle Belege geprüft zurück sind – Skontofristen geraten in Gefahr
Mit dem EinkaufsMonitor
- Zentraler Empfang aller Rechnungen über em Transfer
- Erste Prüfung durch Buchhaltung bzw. Kreditorenbuchhaltung
- Automatische Zuordnung zu Projekten (Baustellen) und Bestellungen
- Detailprüfung und Freigabe durch Projekt- und Abteilungsleitung in der Rechnungsprüfung
Checkliste: So bereiten Sie den Empfang vor
1
Einzelrechnungen anfordern
Fordern Sie E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD / XRechnung) immer als Einzelrechnungen an. Die Verarbeitung in der Warenwirtschaft funktioniert nur mit einem sauberen Bestellwesen.
2
Versandweg mit dem Lieferanten klären
Bevorzugt ist die Bereitstellung auf dem (S)FTP-Server des Lieferanten. Die Zugangsdaten (Serveradresse, Benutzername, Kennwort) erhalten Sie direkt vom Großhändler bzw. Lieferanten.
3
UGL-Dateien gleich mitbestellen
Fragen Sie, ob der Lieferant auch UGL-Dateien (Auftragsbestätigung und Lieferschein) per (S)FTP bereitstellt, und ordern Sie das gleich mit.
4
Rechnungs-Postfach einrichten
Richten Sie ein eigenes E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang ein, z. B. rechnung@musterfirma.de – vorzugsweise als IMAP-Postfach. Bei Microsoft 365 (OAuth2) bitte die Zugangsdaten für das MS Admin Center bereithalten.
5
Umstellen – ohne Risiko
Lieferanten senden in der Regel mehrmals pro Woche Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD / XRechnung). Ein Wechsel ist jederzeit möglich; bei Problemen lassen sich Rechnungen notfalls weiterhin als PDF verarbeiten.
Wir helfen bei der Einrichtung
Informieren Sie uns, sobald Sie die Zugangsdaten erhalten haben – bei der Einrichtung des ersten Lieferanten sind wir Ihnen gerne behilflich.