Das Update auf Version 1.10 steht ab sofort zur Verfügung. Neben erweiterten Filter- und Suchfunktionen und Anpassungen an den E-Rechnungsformaten wurde vor allem der Prüfprozess vollständig überarbeitet: Ein Vier-Augen-Prinzip sorgt jetzt für noch höhere Qualität und Nachvollziehbarkeit.
Rechnungseingang – der virtuelle Schreibtisch
Die Option „Rechnungseingang“ in der linken Navigationsleiste ist ab sofort dauerhaft aktiv. Sie ist der virtuelle Schreibtisch für den Rechnungseingang: Alle Eingangsrechnungen – aus der manuellen Belegerfassung ebenso wie aus dem digitalen Import – werden hier zentral angezeigt.
Bisher wurden formal korrekte Eingangsrechnungen automatisch ins KWP-Eingangsrechnungsbuch und -Archiv übernommen. Ab Version 1.10 erfolgt dieser Schritt erst nach Übergabe an die Rechnungsprüfung. Der neue Status „Formal fehlerhaft“ verschiebt unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen in einen virtuellen Papierkorb.
Benutzerverwaltung
Alle Benutzer, die mit dem Rechnungseingang betraut sind, benötigen in der Benutzerverwaltung das Recht „Rechnungseingang“.
Rechnungen bearbeiten
Im Rechnungseingang lassen sich Rechnungen vor der Prüfung nachträglich bearbeiten – per Rechtsklick auf die Rechnungsnummer.
Bei E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD / XRechnung) ist die Bearbeitung auf die laut Standard zulässigen Felder beschränkt.
Statusänderung „Zur Prüfung“
Ist die Eingangsrechnung einem Projekt bzw. einer Bestellung zugeordnet und ein verantwortlicher Projektleiter festgelegt, wechselt der Status auf „Zur Prüfung“. Die Datensätze werden anschließend den zuständigen Projekt- oder Abteilungsleitern zur Prüfung angezeigt.
Benutzer mit der Rolle „Rechnungseingang“ können Rechnungen, die bereits im KWP-Eingangsrechnungsbuch / -Archiv angelegt wurden, wieder auf „Rechnungseingang“ zurücksetzen – sofern die Rechnung im KWP weder verbucht noch vollständig freigegeben ist.
Die Rechnung kann dann vollumfänglich bearbeitet und erneut an die Prüfung übergeben werden. Alle relevanten Daten im KWP werden aktualisiert, der Prüfungsstatus wird auf „ungeprüft“ zurückgesetzt.
Suchfunktionen
Die Suche wurde in einem übersichtlichen Block zusammengefasst und um die relevanten Spalten erweitert – z. B. Rechnungs-, Projekt- und Bestellnummer, Lieferant, Abteilungsnummer, Auftragstext, Kostenträger 2, KWP-ER-Nummer und Lieferscheinnummer.
Suche nach Datum
Über die Schaltfläche Aktualisieren wird die Datumseingabe von Rechnungsdatum – bis Rechnungsdatum aufgerufen.
Prüfungshistorie
Während der Prüfung wird eine Historie mitgeschrieben. Sie lässt sich im Rechnungseingang und in der Rechnungsprüfung per Rechtsklick in der ersten Spalte aufrufen und wird zusätzlich im KWP-Eingangsrechnungsbuch unter Bemerkung protokolliert.
Rechnungsexport
Im Rechnungsexport gibt es den neuen Filter Projektleiter – damit lässt sich der Export, etwa an DATEV Belegtransfer, auf einzelne Projektleiter eingrenzen.