Dieser Beitrag gilt für den EinkaufsMonitor Version 2.
Viele Lieferanten schicken ihre Rechnungen per E-Mail. Der EinkaufsMonitor holt sie automatisch aus einem Postfach ab und macht daraus Belege. Liegt das Postfach in Microsoft 365, meldet sich der EinkaufsMonitor über OAuth an, das sichere Anmeldeverfahren von Microsoft. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert und was vor der Einrichtung zu tun ist.
So meldet sich der EinkaufsMonitor an
Der EinkaufsMonitor nutzt eine Benutzeranmeldung (delegierte Berechtigung) über die App-Registrierung von HT Tools. Er fordert drei Berechtigungen an:
- IMAP.AccessAsUser.All: Postfach per IMAP lesen
- POP.AccessAsUser.All: Postfach per POP3 lesen
- offline_access: Abruf ohne erneute Anmeldung
Ein Mitarbeiter mit Zugriff auf das Postfach meldet sich einmal im Browser an. Danach ruft der EinkaufsMonitor selbstständig ab. Ruht der Abruf länger als 90 Tage, ist eine erneute Anmeldung nötig.
Vorab: Zustimmung durch den Administrator
Sie brauchen keine eigene App-Registrierung. Die HT-Tools-App ist bei uns registriert und für alle Microsoft-365-Umgebungen freigegeben, Ihr Unternehmen stimmt ihr nur einmal zu.
- Client-ID der HT-Tools-App:
9da99e37-2041-40e1-b077-67eb18fd59f5 - Benötigte Berechtigungen: IMAP.AccessAsUser.All, POP.AccessAsUser.All und offline_access
In vielen Firmen dürfen nur Administratoren neuen Apps zustimmen. Dann erscheint bei der Anmeldung der Hinweis „Administratorgenehmigung erforderlich“. In diesem Fall meldet sich Ihr Microsoft-365-Administrator am Installationstag einmal selbst über „Test EMail Abruf“ an und setzt das Häkchen „Im Namen Ihrer Organisation zustimmen“. Danach können sich alle Benutzer ohne Rückfrage anmelden.
IMAP oder POP3?
Der EinkaufsMonitor beherrscht beide Protokolle. Wir empfehlen IMAP.
- IMAP: Abgerufene Mails werden in den Ordner „EinkaufsMonitor“ verschoben und bleiben dort erhalten.
- POP3: Abgerufene Mails werden aus dem Postfach gelöscht.
Für Kollegen, die das Postfach mitnutzen, heißt das: Verarbeitete Rechnungsmails verschwinden aus dem Posteingang. Bei IMAP finden sie sie im Ordner „EinkaufsMonitor“ wieder.
Abruf im Hintergrund
Den Abruf übernimmt auf Wunsch der Windows-Dienst des EinkaufsMonitors. Er arbeitet auch dann, wenn niemand am Rechner angemeldet ist. Die Anwendung selbst brauchen Sie nur, um Belege zu prüfen und zu bearbeiten, und einmalig für die Anmeldung am Postfach.
Am Installationstag
- In den Einstellungen des EinkaufsMonitors auf „Test EMail Abruf“ klicken.
- Mit dem Benutzer anmelden, der Zugriff auf das Postfach hat.
- Fertig: Ab jetzt ruft der EinkaufsMonitor neue Rechnungen automatisch ab.
Version
Die Anleitung gilt für den EinkaufsMonitor Version 2 (ab Version 2.2.2). Für ältere Versionen gilt sie nicht.
Fragen zur Einrichtung? Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gern.