Know-how

Mit der Materialbuchung im EinkaufsMonitor schreiben Sie Material aus E-Rechnungen direkt in das KWP-Baustellenlager. So wird das Projekt materialgenau mit Kosten belastet – und das Material lässt sich später in die Abrechnung übernehmen.

Vorbereitung: Poolprojekte anlegen

Für Regie-/Service- und Wartungsaufträge legen Sie in KWP zunächst zwei sogenannte Poolprojekte (Kostensammler) an:

• Status: Auftrag erhalten
• Kategorie XRE für Regie/Service
• Kategorie XWA für Wartungsaufträge

Welche Rechnungen erscheinen in der Materialbuchung?

Alle Eingangsrechnungen ohne Bestellzuordnung, die nur gegen Projekte gebucht sind und sich in der Rechnungsprüfung befinden, stehen automatisch auch in der Materialbuchung zur Verfügung.

Im Register werden diese Rechnungen positionsgenau angezeigt.

Material im Baustellenlager

Das Material wird in die Poolprojekte geschrieben. Das Baustellenlager öffnen Sie über den Karteikasten des Projekts – dort sind alle Beleginformationen und -positionen abgelegt.

Material in den Auftrag übernehmen

1. Gewünschten Auftrag bzw. Projekt aufrufen – über den Karteikasten werden die zugebuchten Materialien angezeigt.
2. In der Positionserfassung auf die Materialien zugreifen.
3. Positionen übernehmen und bei Bedarf anpassen – fertig für Aufmaß, Abrechnung und Controlling.

Rechnungen zwischen Unternehmen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Eine reine PDF- oder Word-Datei ist keine E-Rechnung.

Seit 2025: Empfang ist Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Die Übergangsregelungen betreffen nur die Ausstellung von Rechnungen: Stellt Ihr Lieferant bereits eine E-Rechnung aus, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können.

Welche Formate sind zulässig?

• XRechnung – reiner XML-Datensatz
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – PDF mit eingebettetem XML-Datensatz (Hybridformat)
• weitere Formate, sofern sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen

Bei ZUGFeRD zählt das XML

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD besteht die Rechnung aus einer Bilddatei (PDF) und einem strukturierten Datensatz (XML). Maßgeblich ist künftig der strukturierte Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die XML-Daten. Bisher war es umgekehrt: Das für Menschen lesbare Bild war führend.

Was heißt das für Ihre Rechnungsprüfung?

Das Bild der Rechnung als visuelles Prüfmittel rückt in den Hintergrund – die Prüfung wird zu einem digitalen Prozess am Bildschirm. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Ablauf der Eingangsrechnungsprüfung im Unternehmen neu zu organisieren:

• Rechnungen zentral und automatisch empfangen – per (S)FTP oder Rechnungs-Postfach
• Daten aus dem XML direkt übernehmen statt abzutippen
• Prüfung und Freigabe digital über Projekt- und Abteilungsleitung

Wie das mit KWP aussieht, zeigt der EinkaufsMonitor Rechnungsprüfung. Eine Schritt-für-Schritt-Vorbereitung finden Sie in unserer Checkliste zur E-Rechnung.

Mit einem zyklischen SQL-Job setzen Sie den Bestellfortschritt automatisch auf abgeschlossen (7), sobald die zugehörige Eingangsrechnung geprüft ist – so bleiben keine offenen Bestellungen liegen.

Variante 1: Nach sachlicher und fachlicher Prüfung

Der Bestellfortschritt wird auf „abgeschlossen“ gesetzt, wenn die sachliche und fachliche Prüfung der Eingangsrechnung erfolgt ist und die Bestellung den Status geliefert (4) oder überliefert (5) hat.

Prüfen

SELECT pkBuchung, fkER, BuchungZeilenNr, fkBestellNr, er.ID, er.TechPruefungAm, er.TechPruefungDurch,
       er.WeiterberechnungDebitor, er.WeiterberechnungDebitorAm, er.WeiterberechnungDebitorDurch,
       b.BestellNr, b.BestellFortschritt
FROM dbo.rebBuchung eb
LEFT JOIN rebEinRechnung er ON eb.fkER = er.pker
LEFT JOIN Bestellung b ON eb.fkBestellNr = b.BestellNr
WHERE eb.fkBestellNr IS NOT NULL
  AND (TechPruefungDurch IS NOT NULL AND WeiterberechnungDebitorDurch IS NOT NULL);

Aktualisieren

UPDATE Bestellung
SET BestellFortschritt = 7 -- 7 = abgeschlossen
FROM dbo.rebBuchung eb
LEFT JOIN rebEinRechnung er ON eb.fkER = er.pker
LEFT JOIN Bestellung b ON eb.fkBestellNr = b.BestellNr
WHERE (b.BestellFortschritt = 4 OR b.BestellFortschritt = 5)  -- geliefert / überliefert
  AND eb.fkBestellNr IS NOT NULL
  AND (TechPruefungDurch IS NOT NULL AND WeiterberechnungDebitorDurch IS NOT NULL);

Variante 2: Nach Verbuchung im Eingangsrechnungsbuch

Alternativ wird die Bestellung abgeschlossen, sobald die Eingangsrechnung im Eingangsrechnungsbuch den Buchungsstatus verbucht (2) hat.

Prüfen

SELECT id, renr, redatum, re.Buchungsstatus, fkBestellNr, BestellFortschritt
FROM rebeinrechnung re
LEFT JOIN rebBuchung rb ON pker = fker
LEFT JOIN Bestellung be ON rb.fkBestellNr = be.BestellNr
WHERE Buchungsstatus = '2' AND fkBestellNr IS NOT NULL;

Aktualisieren

UPDATE Bestellung
SET BestellFortschritt = '7' -- 7 = abgeschlossen
FROM rebeinrechnung re
LEFT JOIN rebBuchung rb ON pker = fker
LEFT JOIN Bestellung be ON rb.fkBestellNr = be.BestellNr
WHERE Buchungsstatus = '2' -- 2 = verbucht
  AND fkBestellNr IS NOT NULL;

Den Job richten Sie z. B. als zyklischen SQL-Server-Agent-Auftrag ein. Bei Fragen helfen wir gern – Kontakt aufnehmen.