Nicht jede Eingangsrechnung gehört zu einem Kundenauftrag. Werkzeug, Fahrzeugkosten, Lagermaterial oder Büroausstattung sind Gemeinkosten. Damit auch diese Rechnungen im EinkaufsMonitor einem Projekt zugeordnet und geprüft werden können, legen Sie in KWP sogenannte Poolprojekte an – Kostensammler wie XKFZ, XLAGER oder XVERWALTUNG.
Neues Poolprojekt in einer Minute
Am schnellsten geht es, wenn Sie einen vorhandenen Kostensammler kopieren – dann stimmen Adresse, Kategorie und Einstellungen sofort.
- Vorlage wählen – in der KWP-Projektverwaltung einen bestehenden Kostensammler markieren, z. B. XKFZ.
- Kopieren – rechts auf Kopieren klicken und die Frage „Sollen die Adressen mitkopiert werden?“ mit Ja beantworten.
- Nummer und Bezeichnung – eine sprechende Projektnummer vergeben (z. B. XGERAETE) und die Bezeichnung anpassen. Aufmaß, Baustellenlager und Preisspiegel nicht mitkopieren.
- Prüfen und speichern – Status, Sachbearbeiter und Abteilung kontrollieren und speichern.
Tipp: Beginnen Sie die Nummern aller Poolprojekte mit „X“. So stehen sie in der Projektauswahl des EinkaufsMonitors immer oben und sind schnell gefunden.
Mehr erfahren
Wie Sie eine Rechnung nachträglich einem anderen Projekt zuordnen, zeigt unser Beitrag Projekt-Nr. ändern, obwohl die Rechnung schon in der Prüfung ist. Weitere Anleitungen gibt es auf unserem YouTube-Kanal.