Kommt eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten, den es in KWP noch nicht gibt, blieb sie bisher liegen, bis jemand den Lieferanten in KWP angelegt hatte. Mit der neuen Funktion „Lieferanten in KWP anlegen“ erledigt das der EinkaufsMonitor direkt aus der Rechnung heraus – ohne Umweg über KWP.
Kostenpflichtige ErweiterungDie Lieferantenanlage ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion des EinkaufsMonitors. Preis und Freischaltung auf Anfrage über vertrieb@kwpsoftware.de.
Das bringt die neue Funktion
Daten aus der E-RechnungName, Anschrift, Land, USt-IdNr., Telefon und E-Mail werden aus ZUGFeRD- und XRechnungen übernommen – kein Abtippen mehr.
Kreditorennummer automatischDer EinkaufsMonitor vergibt die Kreditorennummer aus einem festgelegten Nummernkreis.
Keine doppelten LieferantenVor jeder Anlage zeigt er ähnliche Lieferanten und prüft, ob die USt-IdNr. in KWP schon vorhanden ist.
Sofort in KWP auffindbarDer neue Lieferant steht direkt vollständig in KWP zur Verfügung und ist dort über die Adresssuche zu finden.
So funktioniert es
- Rechnungen ohne Lieferant erkennen: Im Rechnungseingang ist das Lieferantenfeld rot markiert. Über den neuen Filter „Ohne Lieferant“ sehen Sie alle betroffenen Rechnungen auf einen Blick.
Filter „Ohne Lieferant“ im Eingangs-Status - Lieferant zuweisen: Per Rechtsklick auf die Rechnung „Lieferant zuweisen“ wählen. Ist der Lieferant schon vorhanden, wird er wie gewohnt ausgewählt – sonst geht es mit „Neu im KWP anlegen…“ weiter.
Rechtsklick auf die Rechnung: „Lieferant zuweisen“ 
Lieferantenauswahl mit „Neu im KWP anlegen…“ - Prüfen und anlegen: Die Felder sind aus der Rechnung vorbelegt und lassen sich anpassen. Ein Klick auf „Neu anlegen“ – und der Lieferant ist in KWP angelegt und der Rechnung zugeordnet.
Anlagedialog – Daten aus der E-Rechnung vorbelegt 
Bestätigung mit neuer Kreditorennummer 
Die Rechnung ist dem neuen Lieferanten zugeordnet
Sicherheit bei der BankverbindungDie Bankverbindung aus der Rechnung wird nur übernommen, wenn Sie das ausdrücklich bestätigen – so gelangt eine falsche IBAN, etwa aus einem Betrugsversuch, nicht unbemerkt in den Lieferantenstamm.
Auch für Papier- und PDF-Belege
Auch bei der Rechnungs- und Lieferscheinerfassung ohne E-Rechnung lässt sich ein neuer Lieferant direkt anlegen – dann mit Kürzel und Firmenname. Anschrift und weitere Angaben werden anschließend in KWP ergänzt.
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