Viele Großhändler liefern neben der ZUGFeRD-Rechnung auch elektronische Lieferscheine im UGL-Format. Der EinkaufsMonitor nutzt beides: Aus dem Lieferschein entsteht die Bestellung in KWP, die spätere Rechnung (ZUGFeRD nach EN 16931) wird damit automatisch abgeglichen.
1. Lieferscheine einlesen
Die UGL-Dateien werden aus dem Belegeingang übernommen. Unter Daten stehen anschließend alle Lieferscheine mit Lieferant, Datum, Nettobetrag und Kommissionstext – darunter die einzelnen Positionen mit Artikel, Menge und Preisen.
2. Projekt zuordnen
Ist einem Lieferschein noch kein Projekt zugeordnet, weist der EinkaufsMonitor darauf hin und öffnet die Projektauswahl.
3. Bestellung in KWP anlegen
Für die markierten Lieferscheine legt der EinkaufsMonitor die Bestellungen in KWP an und meldet die vergebenen Bestellnummern. Die Lieferscheine sind damit materialgenau im KWP-Bestellwesen hinterlegt.
4. ZUGFeRD-Rechnung abgleichen
Geht die zugehörige ZUGFeRD-Rechnung ein, erkennt der EinkaufsMonitor im Rechnungseingang den Bezug zu Lieferschein und Bestellung. In der Rechnungsprüfung zeigen Summe Bestellwert und Bestellfortschritt, ob Rechnung und Lieferung zusammenpassen.
5. Übergabe an KWP
Nach der Freigabe wird die Rechnung an das KWP-Eingangsrechnungsbuch übergeben; Bestellung und Beleg sind in KWP miteinander verknüpft.
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