Fällt bei der Prüfung eine Differenz auf – falscher Preis, doppelt berechnete Position –, fordern Sie die Gutschrift direkt aus dem EinkaufsMonitor an. Der Status bleibt sichtbar, bis die Gutschrift eingeht und der Rechnung zugeordnet ist.
1. Gutschrift anfordern
Im Dialog Rechnung prüfen stellen Sie den Gutschrift-Status auf „Gutschrift anfordern“ und tragen den Anforderungsbetrag inkl. USt ein. Optional halten Sie in den Info-Feldern weitere Hinweise fest.
2. Anforderung an den Lieferanten senden
Der EinkaufsMonitor öffnet eine neue E-Mail in Outlook – die Rechnung ist bereits als PDF angehängt. Sie ergänzen nur noch den Empfänger beim Lieferanten und senden ab.
3. Offene Anforderungen im Blick
Über den Zusatz-Filter sehen Sie gezielt Nur Gutschriften, Rechnungen Gutschrift angefordert oder Rechnungen Gutschrift erhalten – außerdem exportierte bzw. nicht exportierte Rechnungen und Belege ohne KWP-ER-Nummer.
4. Gutschrift zuordnen
Trifft die Gutschrift ein, erscheint sie mit negativem Betrag in der Liste. Im Dialog Gutschrift prüfen geben Sie die zugehörige Rechnungsnummer an – damit ist der Vorgang geschlossen und der Status der Rechnung wechselt auf „Gutschrift erhalten“.
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