Rechnung und Lieferschein passen nicht immer zusammen: Es fehlen Positionen, Mengen weichen ab oder Ware kam beschädigt an. Wer das erst bei der Rechnungsfreigabe bemerkt, verliert Zeit – oder zahlt im Zweifel zu viel. Mit der digitalen Lieferscheinprüfung im EinkaufsMonitor fallen solche Abweichungen früh auf.
Was sind UGL-Lieferscheine?
UGL ist ein im Großhandel verbreitetes Datenformat. Viele Lieferanten stellen neben der Rechnung auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine als UGL-Datei bereit – meist auf ihrem (S)FTP-Server. Anders als ein eingescannter Lieferschein enthält eine UGL-Datei alle Positionen und Mengen maschinenlesbar.
So läuft die Lieferscheinprüfung ab
- Automatischer Abruf: em Transfer holt die UGL-Lieferscheine zusammen mit den E-Rechnungen zyklisch vom (S)FTP-Server oder per E-Mail ab.
- Zuordnung: Die Lieferscheine werden automatisch den passenden Bestellungen und Projekten zugeordnet.
- Visualisierung: UGL-Lieferscheine werden lesbar dargestellt und mit gescannten Lieferscheinen und Eingangsrechnungen zusammengeführt.
- Mengen- und Positionsabgleich: In der Rolle Lieferscheinprüfung werden Mengen geprüft und Beschädigungen erfasst.
- Übergabe an die Rechnungsprüfung: Lieferscheine und Aufmaße werden der Rechnung zugeordnet – die Projektleitung sieht beim Freigeben alle Belege nebeneinander.
Ihre Vorteile
- Abweichungen zwischen Lieferung und Rechnung fallen vor der Zahlung auf
- Kein Suchen nach Papier-Lieferscheinen auf der Baustelle oder im Büro
- Lieferschein, Aufmaß und Rechnung liegen digital beim Vorgang
- Grundlage für eine positionsgenaue Materialbuchung in Baustellenlager und Poolprojekte
Für wen eignet sich das?
Die Lieferscheinprüfung mit automatischer Zuordnung, Mengen- und Positionsabgleich ist im Paket em Enterprise enthalten. Tipp: Fragen Sie Ihre Lieferanten schon bei der Umstellung auf die E-Rechnung, ob sie UGL-Dateien per (S)FTP bereitstellen – mehr dazu in unserer Checkliste zur E-Rechnung.
Sie möchten die Lieferscheinprüfung in Ihrem Betrieb sehen? Fragen Sie eine Präsentation an.