Liefert Ihr Großhändler einen elektronischen Lieferschein im UGL-Format, erzeugt der EinkaufsMonitor daraus automatisch die passende Bestellung in KWP – mit allen Positionen, dem Projekt zugeordnet und direkt im Baustellenlager gebucht. Die spätere Rechnung wird dann gegen diese Bestellung geprüft. Das Video zeigt den kompletten Ablauf in gut zwei Minuten.
1. UGL-Lieferschein einlesen
Die UGL-Datei des Lieferanten wird in den Belegeingang übernommen. Nach Daten aktualisieren erscheint der Lieferschein unter Daten – mit Lieferant, Datum, Betrag und darunter allen Positionen mit Artikelnummer, Kurztext, Menge und Preis.
2. Projekt zuordnen
Ist dem Lieferschein noch kein Projekt zugeordnet, weist der EinkaufsMonitor darauf hin und öffnet die Projektauswahl. Nach der Auswahl ist der Lieferschein dem richtigen Bauvorhaben zugeordnet.
3. Bestellung wird automatisch angelegt
Der EinkaufsMonitor legt die Bestellung im KWP-Bestellwesen an und meldet die vergebene Bestellnummer. Im KWP steht die Bestellung anschließend mit dem Status Lieferung erfolgt und allen Bestellpositionen zur Verfügung.
4. Material im Baustellenlager
In der Baustellen-Lagerverwaltung des Projekts ist der Lieferschein mit sämtlichen Positionen gebucht – materialgenau und ohne manuelle Erfassung.
5. Rechnung prüfen
Trifft die zugehörige Rechnung (z. B. als ZUGFeRD) ein, erkennt der EinkaufsMonitor im Rechnungseingang den Bezug zur Bestellung. In der Rechnungsprüfung zeigen Summe Bestellwert und Bestellfortschritt, ob Lieferung und Rechnung zusammenpassen.
Mehr dazu: Video: UGL-Lieferscheine und ZUGFeRD-Rechnungen (EN 16931) verarbeiten
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