Dieses ausführliche Video (rund 15 Minuten) zeigt den kompletten Rechnungsprüfungsprozess mit dem EinkaufsMonitor: von der Einrichtung über die Erfassung von Papier- und PDF-Belegen bis zur Freigabe und Übergabe an KWP.
1. Einrichtung: Benutzer, Einstellungen, Lieferanten
Unter Benutzer legen Sie fest, wer prüfen und freigeben darf. In den Einstellungen (Register KWP) wird die Verbindung zur KWP-Datenbank hinterlegt und bestimmt, ob Eingangsrechnungen und UGL-Dateien automatisch an KWP übergeben werden. Im Lieferantenstamm steht je Lieferant, wie die Belege abgeholt werden.
2. Beleg-Erfassung für Papier- und PDF-Rechnungen
Rechnungen ohne E-Rechnungsdaten werden in der Beleg-Erfassung verarbeitet: Datei auswählen, Lieferant, Belegdatum, Rechnungsnummer, Projekt- bzw. Bestellnummer und Beträge eintragen – rot markierte Pflichtfelder zeigen, was noch fehlt. Lieferant, Projekt und Bestellnummer lassen sich bequem aus Auswahllisten übernehmen. Mit Erzeuge Beleg wird daraus ein vollwertiger Beleg.
3. Rechnungsprüfung
In der Rechnungsprüfung sieht jeder Projektleiter die ihm zugeordneten Rechnungen mit Vorschau. Über Rechnung Status setzen erfolgt die sachliche und fachliche Prüfung – nicht geprüft, nicht freigegeben, freigegeben mit Anmerkung oder freigegeben. Filter nach Projektleiter, Projekt und Prüfstatus helfen, den Überblick zu behalten.
4. Übergabe an KWP
Freigegebene Rechnungen landen im KWP-Eingangsrechnungsbuch; der Beleg ist im KWP-Archiv abgelegt und direkt am Vorgang aufrufbar. Die Prüfvermerke sind in KWP sichtbar.
5. Auswertung
Für Auswertungen lässt sich die Eingangsrechnungsprüfung nach Excel exportieren – mit Lieferant, Beträgen, Projekt, Prüfer und Prüfdatum.
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