Aktualisiert im Oktober 2026. Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Juni 2024 vor dem Start der E-Rechnungspflicht.
Rechnungen zwischen Unternehmen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Eine reine PDF- oder Word-Datei ist keine E-Rechnung.
Seit 2025: Empfang ist Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Die Übergangsregelungen betreffen nur die Ausstellung von Rechnungen: Stellt Ihr Lieferant bereits eine E-Rechnung aus, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können.
Welche Formate sind zulässig?
- XRechnung – reiner XML-Datensatz
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – PDF mit eingebettetem XML-Datensatz (Hybridformat)
- weitere Formate, sofern sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen
Bei ZUGFeRD zählt das XML
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD besteht die Rechnung aus einer Bilddatei (PDF) und einem strukturierten Datensatz (XML). Maßgeblich ist künftig der strukturierte Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die XML-Daten. Bisher war es umgekehrt: Das für Menschen lesbare Bild war führend.
Was heißt das für Ihre Rechnungsprüfung?
Das Bild der Rechnung als visuelles Prüfmittel rückt in den Hintergrund – die Prüfung wird zu einem digitalen Prozess am Bildschirm. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Ablauf der Eingangsrechnungsprüfung im Unternehmen neu zu organisieren:
- Rechnungen zentral und automatisch empfangen – per (S)FTP oder Rechnungs-Postfach
- Daten aus dem XML direkt übernehmen statt abzutippen
- Prüfung und Freigabe digital über Projekt- und Abteilungsleitung
Wie das mit KWP aussieht, zeigt der EinkaufsMonitor Rechnungsprüfung. Eine Schritt-für-Schritt-Vorbereitung finden Sie in unserer Checkliste zur E-Rechnung.