Nicht jede Eingangsrechnung lässt sich sofort freigeben: Das Projekt stimmt nicht, eine Position ist unklar oder es fehlt eine Rückmeldung vom Lieferanten. Mit dem Status „In Klärung“ markieren Sie solche Belege im EinkaufsMonitor, halten den Grund fest und finden sie jederzeit wieder. Das Video zeigt den Ablauf in knapp zwei Minuten.
1. Rechnung auf „In Klärung“ setzen
In der Rechnungs-Prüfung öffnen Sie den Dialog Rechnung prüfen und wählen bei der sachlichen Prüfung „In Klärung“. In das Feld Anmerkung schreiben Sie, was zu klären ist – zum Beispiel „falsche Zuordnung zum Projekt“.
2. Klärungshinweis immer im Blick
Der Hinweis erscheint anschließend farbig in den Detailinformationen der Rechnung – mit Kürzel des Bearbeiters und Datum. So sieht jeder Kollege sofort, warum der Beleg wartet.
3. Belege in Klärung gezielt filtern
Im Rechnungs-Eingang grenzt der Filter Eingangs-Status die Liste ein: Alle, Nur Eingang, Nur zur Prüfung, Nur formal fehlerhaft oder Nur in Klärung.
4. Ursache beheben
Im Beispiel wird die Rechnung über die Projektauswahl dem richtigen Projekt zugeordnet.
5. Zurück in den Prüfablauf
Ist alles geklärt, setzen Sie die Rechnung über „Rechnungsstatus Eingang setzen“ zurück. Der Dialog zeigt noch einmal den Klärungshinweis; die Freigabe-Status werden dabei zurückgesetzt und die Rechnung durchläuft die Prüfung erneut.
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