In vielen Handwerksbetrieben wandern Eingangsrechnungen noch in Mappen von Schreibtisch zu Schreibtisch: Buchhaltung stempeln, Projektleitung prüfen, zurück zur Buchhaltung. Das kostet Zeit – und oft das Skonto. Im EinkaufsMonitor läuft die Freigabe digital über ein persönliches Dashboard.
Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe
- Rechnungseingang: Die Buchhaltung prüft die Rechnung formell. Ein Suchalgorithmus ordnet sie dem passenden KWP-Vorgang zu, und im Eingangsrechnungsbuch entsteht automatisch ein Datensatz.
- Weiterleitung: Die Rechnung geht automatisch an die zuständige Projekt- oder Abteilungsleitung – ein- oder zweistufig, ganz nach Ihrem Prozess.
- Prüfung im Dashboard: Jede verantwortliche Person sieht in ihrem Dashboard genau die Belege, die noch auf ihre Prüfung warten.
- Freigabe: Mit wenigen Klicks wird die Rechnung sachlich und fachlich freigegeben und kann bezahlt werden.
Alles Wichtige auf einen Blick
Das Dashboard zeigt alle offenen Rechnungen in einer Liste – mit Projekt, Bestellung, Betrag und Lieferant. Daneben erscheint automatisch die Rechnungsansicht mit den zugehörigen Anhängen wie Lieferscheinen und Aufmaßen. So lassen sich Daten und Originalbeleg direkt nebeneinander prüfen.
Ihre Vorteile
- Keine Umlaufmappen und keine verlegten Rechnungen
- Freigabe auch ohne Papier – jeder sieht nur seine offenen Belege
- Schnellere Durchlaufzeiten, Skontofristen werden eingehalten
- Nachvollziehbarer Workflow für die sachliche und fachliche Freigabe
Mehr zum Ablauf lesen Sie auf der Seite EinkaufsMonitor Rechnungsprüfung. Sie möchten das Dashboard live sehen? Fragen Sie eine Präsentation an.