Mit der Materialbuchung schreibt der EinkaufsMonitor Eingangsrechnungen materialgenau in das KWP-Baustellenlager – für E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (Profil EXTENDED) ebenso wie für UGL-Dateien. Das Video zeigt den Ablauf; die wichtigsten Schritte sind hier zum Nachlesen zusammengefasst.
1. Lieferantenstamm vorbereiten
Damit die Rechnungspositionen den Katalogartikeln zugeordnet werden können, braucht es eine Verknüpfung zwischen Katalog und Katalogartikel. Dazu im Lieferantenstamm des EinkaufsMonitors eintragen:
- den Katalognamen
- das Adresskürzel des KWP-Lieferanten
2. Rechnungen in der Materialbuchung auswählen
Die Seite Materialbuchung zeigt alle Eingangsrechnungen – wahlweise die noch nicht verbuchten oder die bereits ins Baustellenlager verbuchten. Per Mehrfachauswahl lassen sich mehrere Rechnungen auf einmal markieren.
3. Ins Baustellenlager buchen
Mit einem Klick werden alle markierten Belege nacheinander materialgenau in das KWP-Baustellenlager geschrieben. Danach wechseln sie von den nicht verbuchten zu den verbuchten Daten (Datensätze aktualisieren).
4. Ergebnis im KWP prüfen
Im Baustellenlager des Projekts steht der Beleg anschließend mit allen Positionen materialgenau zur Verfügung und kann z. B. im Projekt oder Regieauftrag weiterverarbeitet werden.
5. Status in der Rechnungsprüfung
Auch in der Rechnungsprüfung ist sichtbar, ob die Materialbuchung bereits erfolgt ist: In den Detailinformationen steht beim Baustellenlager der Wert true.
Mehr dazu: Materialbuchung: Material aus E-Rechnungen direkt ins KWP-Baustellenlager